プライバシーマーク対策

Pマークで知られるプライバシーマークという制度をご存知でしょうか。これは日本工業規格に基づいて、個人情報についてきちんと保護措置をとっている事業者を認定するしるしなんです。つまり、Pマークが与えられている会社は、個人情報に関してしっかりと対策を施していることを意味しています。

いま、このPマーク取得を求める企業が増えているそうです。というのも、個人情報の保護は社会全体の問題になってきていて、企業もいい加減ではいられなくなってきているからです。

このプライバシーマークを取得するためには、三つのポイントがあります。まず一つ目にオフィスレイアウトです。オフィスレイアウトを考えるとき、セキュリティを考慮しているオフィスがどれくらいあるでしょうか。プライバシーマーク取得には、セキュリティ対策を施したオフィスレイアウトは重要になります。

たとえば、エントランスなどの誰でも自由に行き来できるフリーゾーンと、自由に行き来できないセキュリティゾーンにきちんと分けると効果的です。また社員でも、自由に入れない高セキュリティゾーンを分けるとさらにセキュリティは高まります。

フリーゾーンからセキュリティーゾーンへの境界には、通常受付を設けます。また、高セキュリティゾーンには非接触型リーダーを設置して、誰が入退室したかを管理すると効果的です。

また、ノートPCなどは、家に持ち帰らないようにし、紛失や盗難に備えます。よく個人情報の入ったノートPCを置き忘れて、ニュースになることがありますよね。そうならないために、施錠ロッカーでノートPCをきちんと保管すると良いでしょう。

コスト削減

コスト削減は、いまどこの会社でも必死で取り組んでいることと思います。しかし、いくら声高に叫んでも、社員のコスト削減に対する意識が欠けていると、なかなか思うように進みません。そこで、オフィスレイアウトを変更することで、合わせて様々なコスト削減対策を試みてはいかがでしょうか。

たとえば、スペース効率を上げることで、コスト削減が可能になるかもしれません。快適なオフィス環境というのは、1人当たりに4坪程度のスペースが必要だと言われています。もしそれ以下のスペースしかなければ、息苦しくて、仕事の効率が下がることでしょう。

しかし逆に、4坪以上の広々としたスペースが与えられていたとします。社員にとってはゆとりがあって良いのですが、4坪で十分効率的ということで、それ以上の分を削ってみます。すると、かなりのスペースがそこに生まれるかもしれません。その空いたスペースを他のことに有効利用したり、移転を視野にいれれば、家賃の低いオフィスに移転することもできるでしょう。

また、最近話題のフリーアドレス式レイアウトを採用することで、やはりデスク占用部分を削減できるかもしれません。フリーアドレス式レイアウトというのは、自席を持たず共有デスクを利用します。これはノートパソコンや無線LANが普及したことで、急速に増えてきているレイアウトの方法で、フリーアドレス式レイアウトにすることで、オフィス全体のデスク面積を確実に削減することができます。

 

 

ISO対策

オフィスレイアウト変更に際して、最近ISO対策を考えることが注目されているそうです。ISOというのは、「International Organization for Standardization」の略で、日本語では国際標準化機構と言います。たとえば、長さ(m)や重量(kg)など、国際単位が定められていますが、そのような国際的に定められた標準規格のことを言います。

このISOがなぜオフィスレイアウトで注目されているのかと言うと、ISOの中に、環境マネジメントシステムというのがあり、これが注目されているのです。環境マネジメントシステムというのは、企業活動により発生する社内環境へのマイナスの影響を低減していくように考えることです。

たとえば、書類が散乱していると、それだけでストレスがたまりますよね。また、オフィスレイアウトがあまり考えられていないために、社内伝達が迅速、あるいは効率的に伝わらないということもあるかもしれません。さらには、プリンターまでが遠くて、その都度仕事が中断させられるとか、いろいろ探せば出てくるものです。

これらの社内環境においてマイナスな部分を、オフィスレイアウトを変更することである程度は解決できるのです。やはりオフィスは個人ではなく大勢で共有しているスペースですから、少しでも環境をよくしていくことは重要なことですよね。